Efter ansökan

En god ansökan leder i bästa fall till en inbjudan för kontraktsförhandlingar mellan de olika partnerna och bidragsgivarna.

En inbjudan kan inte tas som ett definitivt åtagande, men det är det sista steget i processen mot ett slutgiltigt åtagande om bidragsprogram. Efter detta startar den egentliga produktimplementeringen och genomförandet av de uppgifter som är angivna i ansökan, samt projektledning och administration av projektets resurser och de angivna tidsfristerna.

Kontraktsförhandlingar

Efter en lyckad ansökan bjuds det samlade konsortiet, bestående av alla parter in till kontraktsförhandlingar, där parterna ingår i avtal med varandra i förhållande till uppgifter, ekonomi, och IPR. Det är i utgångspunkten alltid två avtal som ska slutas, ett i konsortiet, och ett med myndigheten som är ansvarig för bidragsprogrammet:

• I förhandlingarna med myndigheten för bidragsprogrammet, ligger fokus på budgeten och projektaktiviteterna, dvs. En omskrivning och mer utförlig precisering av ansökan. Dessutom ska ett partnerskapsavtal vara på sin plats som uppfyller alla eventuella krav från bidragsgivande myndighet
• Partnerskapsavtalen omfattar de interna förpliktelserna mellan parterna inklusive ekonomiska och immaterialrättsliga frågor.

Projektledning & administration

Då det handlar om offentliga medel finns det krav på strikt administration av de anslagna medlen och hur de används. Projektledning och administration har en avgörande betydelse för att uppnå ett framgångsrikt genomförande av projektet.

Projekten genomförs alltid under principen ”comply or explain”. Det betyder att om projektet förlöper efter plan, och de löpande målsättningarna uppnås, så är bidragsgivaren inte inblandad. Är det däremot betydande avvikelser från projektplanen och budgeten, så kommer man ställas till svars för detta och förväntas kunna ge en förklaring till dessa avvikelser.

Det kan förväntas att mellan 5-10% av projektets budget kan komma att användas på administration och projektledning. Då detta är ett krav från bidragsgivaren så återbetalas ofta 100% av denna aktivitet.

Den löpande budget- och aktivitetsuppföljningen rapporteras till bidragsgivaren med överenskommen frekvens. Vanligtvis är det rapportering och utbetalning av bidrag en gång i halvåret.